高效办公
如果你电脑里安装的是Windows XP系统，你就可以将现有的传真机捐赠给附近的慈善机构了，这样可以把桌面空间腾出来放更有价值的东西，比如一盒曲奇饼、一杯香浓的咖啡。Windows XP内置了一套易用的传真系统，可借助该系统直接从电脑收发传真。 用Windows XP上的传真系统收发传真优点多多，最主要的还是节省纸张。电脑里的文档无需打印即可直接发出，还可以直接在电脑里阅读、保存、删除，或者将收到的传真粘贴到邮件里作为附件发送。所有这些都不会用到纸张，当然，如果你需要的话，可以将传真内容打印出来。 通过电脑收发传真，尽管不需要传真机，但仍需要一条电话线、一个调制解调器（56K内置猫）和一台扫描仪（如果需要发送纸质传真内容才需要）。就实现传真功能而言，调制解调器和扫描仪用最普通的就行了。一个33.6bps的调制解调器就能在一两分钟内将多页传真发送出去；至于扫描仪，由于传真一般都是黑白稿件，所以图像缺省的解析度不超过150X150dpi，几乎所有的扫描仪都适合。
传真模块是没有预置在XP系统上的，需要另外安装，可按以下步骤操作： 1、打开控制版面，点击“增加、删除程序”； 2、点击“添加/删除Windows组件”，勾选“传真服务”选项，点下一步，余下工作系统自动完成； 提示：如果你还没有安装调制解调器，则需要现在安装好。并将调制解调器与一条可用的电话线路连接好，（不要奇怪，总有人会忽略这一点的）。 安装好传真组件后，需要到传真控制台做某些设置，具体可按以下步骤操作： 1．点“开始”，“所有程序”，“附件”，“通讯”，“传真”，然后点“传真控制台”； 2．在“传真控制台”界面的“工具”菜单，点“设置传真”，设置向导启动，只需点下一步即可设置传真信息； 3．在“发送者信息”界面，设置好你的姓名、单位名称和传真号码。其他信息是可选的，可根据情况决定是否设置。 4．在“选择收发传真设备”界面，选择好你的调制解调器。如果有多个调制解调器，则选择要用的那个。在发送和接收选项，可设置当接收传真时，自动回复还是手工回复。 5．在“发送用户识别（TSID）”和“被叫用户识别（CSID）”界面，填写好你的公司名称和传真号码，如果你用其他特别的传真软件，这些设置尤为重要。此类其他软件基本是靠发送用户识别（TSID）来确定将发来的传真指向何处。 6．在“常规选项”（Routing Options）页面，设置接收到的传真如何处置。在传真控制台，所有传真都会自动分类，当然你也可打印下来或者将传真保存到本地文件夹或者网络上。 如需改变或者确证设置是否有效，只需重新运行一次传真设置向导，打开向导的方法是从“工具”菜单中的“传真控制台”点击“传真设置”。
可将电脑里存储的文档传真出去，或者也可以扫描非电子文档（纸质内容），并用传真打印机发送。本文将详述如何从电脑上将文档传真出去。文档只要能打印，也就能传真。 Windows XP的传真模块把Windows地址本（WAB）作为传真号码的缺省地址本，安装了Outlook2000或Outlook2002后，传真模块会自动指向Outlook地址本（OAB），并将其作为缺省的传真号码地址本。这样你就不用维护两个地址本，十分方便。
1．打开文件后，在“文件”菜单，点击打印； 2．在“打印”或“打印设置”对话框，在打印机名称下拉菜单处，点击“传真”，打开“发送传真向导”。（若在OFFICE软件里直接发传真，可在“文件”菜单里，点“发给”，然后点“收件人”就行了。OFFICE传真向导会询问相关问题后，将处理工作交给“发送传真向导”来做。） 3．提取收件人传真号码的方法：点击“地址簿”，选定一个或多个收件人，操作方法和你发邮件差不多； 4．如果已经设置好了拨号规则，可跳过此步。如果尚未设置，则点击“拨号规则”。若需要拨打出局号、特服号或者本地号码也需加拨区号的话，全部在此设置好，并点“确定”后返回发送传真界面。 5．传真号码格式应该为出局号（或特服号），后面紧跟区号和传真号码，中间不能有横线、空格、括号之类的东西，否则都会造成拨号失败。 6．选择传真封面。可从列表中选择传真封面或者选择无封面发送。一般而言，只在向大公司发传真，需要特别指明收件人，或者需要做某些特殊说明时，才用到传真封面。可用现有封面模板或者从OFFICE模板库里下载更多模板。 7．设定传真发送时间及优先级别。一般在特定时间发送大量传真时，才需要用到优先级别，系统会按照你设定的优先顺序发送传真。 若是立即发送传真，拨号时，会弹出传真监控面板。
另外一种传真方式是传真扫描后的文件，将其发送到传真打印机。扫描仪自带的软件能够自动将扫描后的文件发送给传真打印机。尽管如此，你仍可利用Windows XP里的工具，从扫描仪发送传真： 1．打开“控制面板”，点击“打印机及其它硬件”，点“扫描仪和照相机”，双击扫描仪图标，启动“扫描仪及照相机向导”。 2．在“选择扫描参数”界面，点击“灰度级图片”，然后点击预览，启动扫描仪。 3．为扫描件指定文件名和保存路径。 4．在图片上点鼠标右键，然后点击“打印”，即打开“照片打印向导”。 5．在传真图片处打钩选定。 6．选择“传真”作为你要使用的打印机。 完成照片打印向导后，“发送传真向导”会接着打开，其他则可参照如何用电脑发传真所述进行操作。
要实现从Outlook发送传真，需要在Outlook上添加传真转换功能作为一个邮件账户。现以向Outlook2002添加传真转换功能为例，说明如下： 1．在“工具”菜单点“邮箱账号”。 2．点“添加新邮箱”，然后点“下一步”。 3．在“服务器类型”页面，点“其他服务器”。 4．在此页，选中“传真邮件转换”，点“下一步”完成新账号的添加。 （对于Outlook2000，在“工具”菜单，点“服务”，并在此添加传真转邮件功能。） 从Outlook发传真按以下步骤操作： 1．在“标准工具条”，点“新建”。 2．在空白信息表单，在“标准工具条”上，点击“账户”，然后点“传真邮件转换”。 3．编辑好要发送的内容，点击“发送”后，调制解调器会开始工作，将内容传真出去。 XP系统能将发来的传真直接放到到Outlook收件箱里。已收传真会进到传真控制台的收件箱里，或者保存在你指定的文件夹里。当然，如果你将收到的传真复制到一个指定文件夹，发送邮件时，则可以将其作为附件发送，这和发送其他附件是一样的。
有时会出现传真失败的情况，如果没有发送成功，你可以多尝试一次。可设定重拨次数，重拨间隔时间，传输成功或失败通知等。这些设置不明显，可按照以下步骤操作： 1．打开“打印机及传真机”，在“传真”打印机上点击鼠标右键，点“属性”。 2．在“设备”选项卡处，点属性。 3．在“发送”选项卡处，指定传真重拨次数以及重拨时间间隔。 4．在“跟踪”选项卡处，设定通知的参数，以及在何种情况下打开传真监控窗口。 在“跟踪”选项卡处，还有一个“设置声音”的按钮。此处设置不可用，设置也没有作用，因为传真声音是由控制面板控制的。
前面已经安装并设置好了传真功能，接收传真就更简单了。 在设置传真服务时，已经设置了传真应答方式及保存路径。在缺省状态下，当调制解调器检测到有传真发来时，会自动弹出“传真监控”面板。在“传真属性”对话框的“跟踪”选项卡处，你可以指定何时、何种情况下打开监控窗口。 要查看接收的传真，在“传真控制台”，点击“收件箱”，双击某个传真标题，用Windows自带的图片与传真查看软件，打开传真。传真内容为TIFF格式图片，是不能用文本软件编辑的，但可查看、旋转以及执行基本的操作，这些都无需打开图片编辑软件。要打印传真，则可以在传真内容上点鼠标右键，点击“打印”。要将传真内容作为邮件附件发送的话，则在其上点鼠标右键，选择“发送到”，然后点击“邮件接收者”。
用ADSL宽带网线是不能直接发送传真的，如果你没有56K的调制解调器，且不想占用自己电话线的话，则可以选择使用网络传真。网络传真无需安装任何软件或硬件，可向网络传真服务商，如广州网亿网络科技有限公司申请一个网络传真管理账号，你只需用该账号从传真服务器网站www.webmax.com.cn/fax.html登陆后即可做传真收发工作。 与上述利用自己电话线发传真的方式相比，网络传真更具有优势： 1）无需一次性的硬件设备和软件的投资，也不占用你自己的电话线； 2）在任何一台能够上网的计算机上都可以使用； 3）没有复杂的设置，登陆账号即可发送，就像发邮件一样简单； 4）网络传真容量更大，系统连接上千条线路发送，效率极高； 5）网络传真可以发送到世界上绝大多数的国家和地区； 6）传真资费更低，网络传真6秒计费方式令批量发送传真更加实惠。 随着网络传真的普及，抛弃传统的老式传真机的日子已经不远了。
系统备份，这个大家都知道，如果我们要每隔1天备份一次固定的文件夹，怎么办呢？
假如我要把本机的中的文档目录C:\Documents and Settings\yang\My Documents下所有的文档复制到D:\MYDOCBAK目录下（先在D:盘下新建MYDOCBAK目录，再用记事本新建一个批处理）。只需打开“记事本”，输入以下文字：
Xcopy C:\Documents and Settings\yang\My Documents d:\mydocbak /s/e/y/r
(该例中D盘只有到1级目录下，2级则无法完成复制操作)
保存为bat文件，如名为BACKUP.BAT。
如果要备份C：盘上的其它目录，就多写增加几条XCOPY命令即可。其中/s/e/y/r的含义可在这里找到，执行“附件→命令提示符”，在“命令提示符”窗口中输入“xcopy /?”后回车。
1、打开“控制面板”，再打开“任务计划”。
2、打开 “添加任务计划”，会出现一个“任务计划向导”对话框，按照对话框的提示点击“下一步”。
3、在出现的对话框中显示“单击要在widows上运行的程序，要查看其它的程序， 请单击“‘浏览”，选择程序进行计划.
4、 确定任务运行时间及周期，如果系统有登录密码，请在下一步输入登录密码，随后点击完成即可。
这样就可实现本机文档的自动备份。
C: D: /S/E/Y/R
